Todo Por Escrito

Durante esta época de cuarentena COVID, he tenido espacios de concentración que me han permitido aprender más cosas de las que tengo proyectos en que aplicar.

Y como dicen que lo que no se usa se olvida necesité una forma de consolidar lo que he aprendido.

Y hasta ahora me ha servido bastante el dejar todo por escrito.

Dos documentos

Uno para mi

Cuando estoy investigando algo, sea una tecnología, proveedor o incluso plataforma me tomo un momento para crear un documento dedicado a guardar mis conclusiones. Este documento es sumamente informal. Tomo notas de una forma personal, sabiendo que a futuro me voy a entender.

Esto ayuda a no tener miedo a modificar el documento, agregar secciones, separar en más documentos o simplemente borrar partes que ya no son válidas.

Este documento es tu diario de investigación, es tuyo entonces puedes hacer lo que quieras.

Uno(s) para el resto

Este es un documento para compartir. Entendiendo que no todos pasaron por la misma experiencia de aprendizaje que tu.

Este documento es difícil de preparar. Y en realidad podemos estar hablando de más de un documento.

Evaluación de proveedores

Supongamos un caso donde queremos implementar una nueva forma de hacer las cosas. Tenemos una empresa de venta y queremos contratar un distribuidor.

Empiezas buscando las diversas alternativas, cotizas, tienes reuniones, y al final te quedas con un par de proveedores. Haces pruebas de concepto y cada uno tiene sus características.

Si tienes que presentar a alguna jefatura prefiere evitar muchos detalles. Y prefiere documentos pequeños que faciliten la toma de una decisión.

Podría ser un documento que tuviera 3 partes: un resumen de la problemática, requisitos esperables y finalmente una evaluación y conclusiones de cada proveedor con respecto a los requisitos.

Etapa de ejecución

Cuando ya el proveedor de distribución ha sido elegido, prepararía un documento para el trabajo operativo. Del día a día.

Este documento tendría un resumen del objetivo del documento. Quizás un título sea más que suficiente y luego haría una lista con los pasos necesarios para llevar a cabo la tarea.

Pide ayuda

Es bueno conocer las limitaciones personales. Mi redacción a veces deja que desear; es difícil determinar si estamos siendo lo suficientemente claros, especialmente si hemos dedicado mucho tiempo aprendiendo cosas. Por lo mismo recomiendo pedirle a alguien que mire los documentos. Una especie de editor.

Aplicaciones

Todo esto puede ser hecho con word o excel. Pero estos se quedan cortos cuando quieres buscar información de distintas investigaciones. O quieres alguna forma de mostrar la información de otra perspectiva.

Últimamente he estado usando Notion. Tiene para hacer listas, tablas e incluso algo que se adapta a mi forma de trabajo: Tableros tipo Trello.